初步概念食品包裝盒可能是從手繪稿起步，最后演變成電子文檔。雖然食品包裝盒圖是由食品包裝盒師或食品包裝盒團隊所創造的，其文檔都會被其他工作團隊所分享并傳達給下一個團隊。食品包裝盒過程中文檔的正確保存與管理，不但可以減少作業流程的缺失，更重要的是解決最終生產問題。

作業流程的效率取決于文檔的共享機制：必須提供完整的文檔，其中包含所有妥善管理的圖像、繪圖元素及安裝好的字體。善用Adobe Illustrator 與Adobe Photoshop的圖層工具是文檔管理的必要方法，因為圖層工具可以將同個文檔的圖像與元素分開處理，以預防產生文檔中的元素錯置或不正確的尺寸。由于元素文檔的適當管理，特定元素可以輕易地被修改與更換。圖層工具有助于減少錯誤編輯的風險。

包裝設計常使用的插圖或攝影圖片與繪圖元素，都必須從原本的紙張格式中拮取并存成電子文檔。圖像品質的認識，如屏幕上每英寸的像素值或材料輸出每一寸的點數值與特定作業的需求量（高、中、低），都是初步掃描的重要考量。舉例來說，如果此圖像是應用于初步概要性的簡報時，則選擇使用低解析度的影像。一般參考性質的網絡圖片的標準解析度是72ppi。如果圖像有正式輸出的可能性時，則應以高解析度儲存（300dpi是一般輸出的標準規格）。